Приказ об утверждении графика документооборота — Образец, бланк 2022 года

Функционирование любой компании сопровождается разработкой внутренних положений, для обеспечения определенного цикла оформлении и хранения документов. К положению о документообороте должен быть прикреплен график, благодаря которому осуществляется грамотная организация регистрации документов и их хранения, с обеспечением своевременной отчетности перед контролирующими ведомствами.

Для утверждения графика документооборота должен быть издан приказ, подписанный руководителем фирмы.

Форма приказа

Форма приказа

График документооборота относится к внутреннему акту предприятия, обеспечивая порядок обработки документов между подразделениями, согласно п. 5.2 Положения о документообороте в бухучете, утвержденного Минфином СССР № 105 от 29.07.1983 года (далее — Положение № 105). Такой график может быть прикреплен в качестве приложения к учетной политике предприятия или отдельным внутренним актом, утвержденным приказом директора.

Надо отметить, что законодательством РФ не предусмотрена унифицированная форма графика, поэтому каждое предприятие разрабатывает такой документ в самостоятельном порядке, руководствуясь деятельностью и объемом хозяйственных операций.

Данный график может быть представлен в форме схемы, таблицы или списка мероприятий по обработке документов, осуществляемых подразделениями предприятия, с обозначением сроков исполнения мероприятий (п 5.4 Положения № 105).

Таким образом, график документооборота является путеводной картой для работников предприятия, на основании которой они обязаны оформить те или иные документы в сроки, обозначенные в графике. Для исполнения графика, подразделениям направляется выписка из приказа директора, с прикрепленным графиком (п. 5.5 Положения № 105).

Форма приказа является стандартной, для подобных распоряжений в делопроизводстве, в которой должны быть отображены следующие пункты:

1) Название документа, в данном случае «Приказ №», с присвоением ему номера, зарегистрированного в журнале приказов.

2) Место и дата его опубликования.

3) Основание для издания данного распоряжения и цели.

4) Распорядительной части, где:

  • Утверждается приложенный график.
  • Возлагается обязанность на ответственных лиц за подачей первичных документов в бухгалтерию согласно утвержденного графика (п. 5.6 Положения № 105).
  • Возлагается контроль за исполнением приказа на гл. бухгалтера предприятия ((п. 5.7 Положения № 105).

5) Подписи:

  • Директора предприятия.
  • Лиц, перечисленных в данном распоряжении.

К приказу должен быть прикреплен график документооборота.

Кому и зачем нужен график?

Кому и зачем нужен график?

Наличие графика документооборота в любом предприятии облегчает работу с документами, обеспечивая обработку входящей и исходящей корреспонденции, ее хранения, а также быстрый поиск нужного документа.

Грамотно разработанный график документооборота предотвратит:

  1. Утери документов.
  2. Несвоевременного отображения в учете мероприятий хозяйственной деятельности предприятия.
  3. Штрафов со стороны надзорных структур.

Особенно важным является наличие такого графика для фирм, обладающих филиалами и обособленными подразделениями.

Как правильно составить приказ?

Как правильно составить приказ?

В большинстве своем, подготовкой проекта приказа об утверждении графика документооборота занимается гл. бухгалтер предприятия, который более всех осведомлен в финансовых и кадровых вопросах, работой бухгалтерии, логистики, а также знаком с подотчетными лицами.

При составлении приказа рекомендуется соблюдать следующие требования, которые приняты в делопроизводстве при оформлении распорядительных документов:

  • Распоряжение может быть заполнено на простом листе бумаги А4 или на фирменном бланке предприятия, вручную или в распечатанном виде.
  • Пояснительный раздел обязан отображать с какой целью публикуется приказ.
  • Текст распорядительной части документа должен четко и конкретно отображать назначение ответственных лиц за обработку документации.

Приказ об утверждении графика документооборота обязан содержать следующую информацию:

1) Реквизиты предприятия. Если распоряжение заполняется на фирменном бланке, записывать данные сведения не требуется, так как они уже отображены в бланке.

2) Название документа с присвоением ему номера.

3) Место и дата его составления.

4) Тема, отображаемая в распоряжении.

5) Цель создаваемого документа.

6) Распорядительная часть приказа начинается со слова «Приказываю:» и далее нужно будет отобразить:

  • Распоряжение об утверждении графика документооборота.
  • Обязанность ответственных должностных лиц соблюдать его, согласно сроков, утвержденных в графике.
  • Ф.И.О. должностного работника на которого возлагается контроль за его исполнением. Обычно – это главбух.

7) Завершающим этапом оформления распоряжения является:

  • Подписание распоряжение директором предприятия.
  • Ознакомление с ним лиц, причастных к исполнению данного приказа.

Образец заполнения приказа об утверждении графика документооборота 2022 году

Образец заполнения приказа об утверждении графика документооборота 2022 году

Скачать бланк и образец

Как утвердить?

Правила документооборота являются самостоятельным блоком учетной политики компании, утверждаемой в виде приложения либо в качестве отдельного документа. При разработке учетной политики требуется учитывать структуру компании и другие особенностей деятельности исходя из ч. 2 ст. 8 Закона № 402-ФЗ от 6.12.2011 г., п. 6 Инструкции № 157н, утв. Минфином РФ от 1.12. 2010 года.

В учетной политике необходимо обозначить ссылку на приказ, утвердивший график, с которым ответственные работники обязаны быть ознакомлены под роспись.

Особенных требований к разработке графика документооборота законодательством РФ не предусмотрено. Его разработкой, как правило, занимается гл. бухгалтер.

Тем не менее в данном графике должны быть отображены обязательные условия с отображением:

  1. Этапов по оформлению и подписанию документов.
  2. Сроков и списков должностных лиц, которые обязаны нести ответственность за проверку, обработку и хранение документов (п. 22 стандарта «Концептуальные основы» (пр. Минфина № 256н от 31.12.2016, п. 9 стандарта «Учетная политика», п. 6, 14 и 9 Инструкции № 157н). Причем, для недопущения претензий, нужно предусмотреть в правилах документооборота все возможные ситуации.

Для того, чтобы приказ о документообороте выполнялся безукоризненно, рекомендуется для каждого ответственного лица выполнить распечатку фрагмента графика, приложенного к распоряжению, где отражаются документы, требующие обработки с указанием сроков их сдачи в бухгалтерию. Кроме этого, желательно провести инструктаж по пользованию утвержденным графиком и оформлением документов.

0 0 голоса
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии